會場工作是會務的核心“軟件”，對會議整體質量有著重要的影響。要安排細心、周到者主持相關工作，把控質量。
（1）迎接報到。對小型會議，可先準備好報到表（工作人員用）、簽到表（花名冊），按先簽到，再發餐券（代表用券、司機用券）、住房卡、出席證、車證及資料的程序，接待與會代表報到。代表較多時，分攤位、分類別進行報到，并采用簡單的記號簽到，“√”表示到會，"×”表示缺席，“／”表示代表出席，"0”表示請假。對大型會議，可采用電腦簽到。
（2）會場引導。代表較少不作排位或只作分類排位時，按由前及后的方式，引導與會者靠前就座，填滿空位，確保秩序井然。代表較多需作整體排位時，在會場人口處放置事先印制好的座位表，并在會場兩側（過道）設立行數指示標記，引導與會者順利就座。對與會領導、嘉賓的引導，按接待預案由相關人員負責，會前酌情引人貴賓室休息，開幕時引導其上主席臺或前排相應位置就座。
（3）會場合影。重要會議需要集體合影的，應列入會議議程安排，并事先準備平面布置圖及合影排位表。對內合影的位置安排：第一排一般為座位，第二排及后面各排為站位（相關人員呈階梯式站立，通常不安排人員蹲著參加合影）。第一排領導、嘉賓的人數不論是單數還是雙數，均按單主位原則排位，即排名第一位的領導居中，其他領導及嘉賓按排名順序分別安排在其左右兩邊。涉外（國際會議）合影的位置安排：一般以站位形式合影，會議舉辦地領導（主人）居中，按禮賓次序，以一號領導（主人）右手為上，主客雙方間隔排列，兩邊為主方人員把邊。攝影現場由一名工作人員擔任指揮，在相關會務人員的協助下，組織與會代表及時、有序地進人指定位置，避免蜂擁而上，保證攝影活動有條不紊地進行。
（3）會場催場。指定專人，現場跟進會議主講嘉賓、發言人，并根據議程推進或更改情況，及時催促主講人（發言人）上臺演講或就地發言，并注意提醒其把控發言時間。同時，及時招呼會間休息（茶歇）的與會代表進人會場繼續開會。
（4）會場應急。場內應急：通常在會場第二、第三排位置，預留機動座位給會場應急、機動人員使用。一則及時與主持人溝通、聯絡（通過紙條、短信等）；二則為前兩排與會領導和嘉賓傳遞臨時信息、提供保障性服務；三則隨時為與會代表提問提供無線話筒服務；四則監控會場、維持會場秩序，并靈活處置突發事件。場外應急：安排人員維持場外秩序，保證車輛停放有序，環境安靜；酌情準備電力保障車，配備專業人士跟蹤服務，確保停電之后立即供電等。
