筆者綜合以往組織大型會議的經驗與教訓，梳理、歸納出辦會過程中必須重視或留意的如下幾個問題。
（一）會務管理扁平化
要將“一人抓總，分工負責”作為辦會的首要原則確定下來，不折不扣地貫徹執行。堅決服從一人指揮，避免多頭指揮，確保統一部署、統一安排、統一步調。
（二）會務分工明晰化
根據會務總目標，將會務工作分解、分配到位，實現科學、合理地分工、使分工協作（如A/B角）、相互補位、責任到人的工作理念落到實處，以劃清邊界與責任，體現擔當與合力。
（三）會務人員精干化
“兵不在多而在精，將不在勇而在謀”，以工作量相對飽和為準則，由辦公室（綜合部門）工作人員為主來承擔會務，并由其負責到底，一般不臨時抽調其他人員，確保會務工作的穩定性與持續性。
（四）會務信息對稱化
從某種意義上說，會務工作是“流水”作業，容易因“信息不對稱”而受到“梗阻”。所以會務分組時，每一組要有一人充當信息員，第一時間將信息傳遞給其他組（信息員），并傳達給組內每一位成員，為會務工作無縫銜接奠定基礎。
（五）會務應變及時化
要未雨綢繆，編制會務接待、會議考察、會場應急等預案，以此縮短工作人員反應與處置的時間。根據現場臨時變化的新情況及相關方面的新要求，對事先無應對之策的突發事項要因地制宜，以變應變，敢于負責。另外，面對新問題、新需求，要堅持首問負責制，及時提供全程代理式跟蹤服務。
（六）會務細節嚴密化
在會議運作過程中，要精益求精，于細微處見功夫，縝密思考細節，發現細節、觀察細節、溝通細節、處理細節，把簡單的、普通的事情做得盡善盡美，把復雜的、零亂的事情做得滴水不漏，使會務各項細節工作有條不紊地順利推進。
（七）會務服務溫馨化
要熱情辦會，努力用優質的、零差錯的服務“軟件”彌補某些硬件上或多或少的不足。會務人員要全情投人，熱烈款待、熱情微笑、熱心服務，時時處處體現溫馨的感染力，提高會議接待水平和服務質量，以滿足參會代表“五星級”服務的要求。
（八）會務運作高效化
要注重提升會務人員的綜合素質，苦練內功，練就團隊熟練辦會的硬功，切實提高辦會效率。盡量避免會前“一日一會”或高頻率的重復小會，防止會前打無謂的疲勞戰、消耗戰，做到規范辦會、流暢辦會、高效辦會。
（九）會議流程簡便化
分析會議發展的趨勢，簡化程序、減少環節、去除“繁文縟節”勢在必行。如：會議不設主席臺，只設發言席；不介紹領導與嘉賓，直接進人會議議程；會場確需排位的，不搞論資排輩，只按代表姓氏筆畫或姓氏拼音字母順序簡單排序；就餐排座避免官本位主義，按抽簽結果就座或自由就座；等等，逐步樹立開會、辦會新風尚。
（十）會議模式國際化
效法、遵循國際慣例，國內會議與國際接軌的態勢越來越明顯。如：推行“圓桌會議”，淡化主次之分，消除貴賤之別，爭取平等交流、自由會談；改變國內關于座次排列方面“左為尊”的傳統習慣，對內的會議活動排位排序，也漸漸遵從國際上一向認同的“右為上”原則；等等。
（十一）會議硬件集成化
隨著電子信息技術的快速發展，多媒體應用的日趨成熟，會議使用的“硬件”設備正在不斷被更新換代，并逐步和會議相關“軟件”交叉融合，向系統化、集成化、智能化邁進，使得會議的組織形式發生著深刻的變化，會議直接覆蓋、輻射的范圍也大為擴展。如電視電話會議，通過集成一個視訊平臺，不但實現了會議信號的遠程傳輸、圖像聲音的同步在線，還滿足了參會人員的實時交流需求，其提高會議效率的功能作用顯而易見。
（十二）會議發展無紙化
順應資源節約型社會發展的要求，會議組織運作方式也應與時俱進地加以改進，推進到一個新的階段——“無紙化”辦會階段。借助多媒體會議終端配備和“低功耗”流程設計，將會議簽到、實時發言、交流討論、投票表決、文件和數據服務、同聲傳譯、視頻顯示等進行一體化技術“交換”、整合和革新，通過全電子模式實現交互式會議控制和管理，以期便捷、高效地操作實施“無紙化”會議，這將是今后會議轉型升級與持續發展的必由之路。
