會前善于通報籌備工作進展，充分分享信息，這是辦好會議的前提。全國性會議一般涉及多方面力量辦會，會務(wù)人員可能分散在不同地區(qū)、不同部門、不同崗位，而且會前一般都不能脫產(chǎn)、專職從事會務(wù)工作，所以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的難度較大。為了推進相關(guān)會前工作的開展，及時研究籌備過程中遇到的問題，通常只能召開由各會務(wù)小組負(fù)責(zé)人參加的各種碰頭會，但由于參加面較窄，信息難以有效傳遞，作用常常受限。為解決溝通協(xié)調(diào)方面的難題，一個簡便易行的方法是：不斷將碰頭會所議事項記錄、整理成會議紀(jì)要，既抄報相關(guān)舉辦單位，又抄送會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組成員，并發(fā)給各個會務(wù)小組（各會務(wù)小組內(nèi)的工作人員相互傳閱），從而做到既及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告情況，又全面向會務(wù)工作人員通報信息，為會務(wù)工作實現(xiàn)上下聯(lián)手、左右“開弓”“里應(yīng)外合”、八方支援的目標(biāo)，創(chuàng)造先決條件。
中國××××××2020年年會前期籌備會議紀(jì)要（第3期）
會議時間：2020年×月×日（星期三）下午
參加人員：省××辦：×××
省××廳：×××
省××××：×××、×××、×××、×××
簽發(fā)人：× × ×記錄整理：×
×月×日下午，中國××××××2020年年會籌備小組成員（吝會務(wù)小組組長或副組長）召開第三次籌備工作碰頭會，就與上海市有關(guān)方面共同承辦年會的問題進行了詳細(xì)的討論與研究。會議紀(jì)要如下：
一、×××同志通報告了上海市政府推進籌備工作的進展情況，傳達了×××副廳長（籌備組負(fù)責(zé)人）的新要求：
1．上海市政府指定市政府接待處作為具體承辦單位。
2．會議地點為上海市南海區(qū)××××酒店。
3．會議地點的變更需向東莞市政府要做好解釋工作。
二、對有關(guān)事項議定如下：
1．關(guān)于會議日程。因中國××××××的會議通知已經(jīng)發(fā)出，請×××同志知會佛山方面，原定的會議議程不變。
2．關(guān)于分工調(diào)整。下周直接與上海市政府接待處進一步商榷。具體會商內(nèi)容由秘書組×××同志提前準(zhǔn)備。
3．關(guān)于細(xì)化預(yù)算。要把預(yù)算內(nèi)“參觀考察”“賓館食宿安排”及“代表紀(jì)念品”項目的細(xì)項盡量列清楚，再交給佛山方面。
4．關(guān)于收費方式。由于中國××××××年會以往都收取代表的資料費和住宿費，所以本次會議依然不能破例。經(jīng)征求中國××××意見，這次會議只象征性收取：會務(wù)資料費××元／人，住宿費100元／人。會務(wù)資料費及住宿費由會議酒店直接收取（一并開具發(fā)票），用于補貼會議除“食宿安排”“參觀考察”及“與會代表紀(jì)念品（酌情）”以外的其他項目的支出。收費原因須向上海市有關(guān)方面說明，以取得理解。
報：中國××××××，省發(fā)展改革委，省××廳，省××辦，省××××××，上海市政府。
送：組委會廣州成員×××、×××、×××、×××、×××等。
發(fā)：籌備組成員，秘書與宣傳小組、內(nèi)務(wù)小組、外勤與保衛(wèi)小組。
2．會中敢于給“自家”領(lǐng)導(dǎo)“派活”，調(diào)動承辦單位領(lǐng)導(dǎo)的積極性，這是辦好會議的保證。會議期間，迎來送往、宴請、接待、陪同考察等，都需要承辦單位領(lǐng)導(dǎo)出面以盡地主之誼。全國性會議尤其如此，否則會議效果可能大打折扣，甚至得不償失。而要緊緊依靠自家領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)閑不下來，就得見縫插針，為其全程安排好“差事”，并提醒其把握好時間，使其根據(jù)安排很快進入“角色”，忙在其中，樂在其中。
