（一）撰寫會議紀要
會議紀要是公司的重要文件，主要用來備忘已研究決定的事項，例會結束后，為了把主要的會議內容和決定上報或傳達到員工，秘書往往需要撰寫會議紀要。但不是每一次的例會都需要寫，這得看會議主持人的要求。秘書應根據會議的內容在限定時間內完成紀要和決議的整理工作。
會議紀要應在一天內整理完畢，發布前行政部應填寫會議紀要發布審批單（見表1-8），審批單內容包括紀要編號、發布范圍、主管領導（或主持會議的領導）審批意見。行政部要將會議紀要發至參加會議的全體人員，以便對照核查會議決議的落實情況。由與會的公司領導班子成員簽字確認。核閱后復印分發出席人每人一份，并以出席者簽字為據。
（二）會議文件的保管
經理例會是企業、公司內部的重要會議組織形式之一，是公司中層領導們研究經營管理中重大事項的會議，也是公司決策層召開的會議。因此，會議過程中形成的會議記錄，還有會議后整理發文的會議紀要，都反映了本公司的主要職能活動，對日后工作有參考作用和憑證價值，所以秘書要整理好，以備日后的歸檔管理。
（三）檢查、督促例會決定的貫徹情況
例會做出的決定和安排的工作任務，不一定完全能按要求完成，因此，會議結束后，秘書要根據例會對工作任務的時間要求去檢查和督促相關部門的工作。對會議決議實施情況進行調查，如完成
會議紀要表（見表1-9）的填寫，及時向總經理報告。
（四）清理會議室，為下一次會議做好準備
每次會議結束之后，秘書要立即安排相關人員清理會議室，不要拖延。否則煙灰缸里的煙頭會在會議室散發出煙味，形成污濁的空氣。還有茶杯里的剩余茶水會結成茶垢，使茶杯不易清洗干凈。相關范例樣本
一、經理例會通知范例
（一）中小型公司經理例會通知范文
1．便函式
會議通知
致：各部門經理
發自：總經理秘書劉麗
日期：2020年7月15日
主題：部門經理的圓桌會議通知
2020年7月25日上午11：00，在燕都賓館會議室舉行全體部門經理的圓桌會議。中午12：15將有午餐供應。如果您不能參加，請在7月24日之前打電話告知（聯系電話：400 162 8006）。
附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張賓館方位地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。
附件：議事日程、地圖、說明
2．卡片式
部門經理會議
目的：討論公司下一年度市場營銷計劃
時間：2020年12月20日上午9：00
地點：公司第一會議室
如您無法出席，請于×月×日前電話告知×××。電話號碼：××××××××。
（二）大型公司經理例會通知范文
關于召開3月份經理例會的通知
各子公司、分公司、業務部：
春回大地，百花盛開，眨眼一季度工作即將過去，為做好階段性工作小結，真正實現第一季度“開門紅”，公司現定于3月18日（周五）召開3月份經理例會，具體安排如下：
1．會議時間：2020年3月18日（周五）8：30—11：30。
2．會議地點：奧林匹克俱樂部（中山四路230號）南寧廳。
3．會議主持：張彬。
4．會議主題：強化標準、重在執行。
5．會議內容：
（1）8：30—8：45營運部總經理王運鴻做2月營運工作匯報。
（2）8：45—8：55財務總監吳靜做2020年度預算編制說明。
（3）8：55—9：25財務部經理黃巍做2月份財務情況分析。
（4）9：25—9：45市場開發部總經理徐進分析2月營銷實績及市場開發部2020年獎懲機制。
（5）9：45—10：05外貿事業部總經理張彬做2020年對外貿易政策宣講。
（10：05—10：15休息）
（6）10：15—10：35貨代事業部總經理蔡文敏做貨代事業部近期工作匯報。
（7）10：35—11：30總經理左小嵐做總結發言。
6．與會人員：
公司領導：葛今中、陳曉春、左小嵐、吳靜。
辦公室：朱明潔。
人力資源部：朱莉。
財務部：黃巍。
營運部：王運鴻。
市場開發部：徐進、董國榮、陳庭浩、葉芳、虞志岳。
通關事業部/空運：周昕、許德華。
外貿事業部：張彬。
貨代事業部/供應鏈：蔡文敏。
儲運事業部/新嘉物流：劉迪眉。
報檢部：張愉。
新海物流：葉飛紅、毛國華。
基浩商務：薛曉虹。
同誠貨運：羅大軍。
科飛信息：孫紅陽。
會議備注說明：
1．請發言人員于3月15日（周三）16：00之前將內容發送至××××@163.com；聯系人：丁曉霞，聯系電話：8382461。
2．星光劇場對外開放時間為12：30，請各位經理注意用餐時間，準時到達會場。
3．奧林匹克停車費用為20元/天，建議可把車停到公司后步行到會場。
上海新東方報關有限公司辦公室
2020年3月13日
二、經理例會管理制度范例
（一）××酒店部門經理例會制度范文
一、例會地點：酒店三樓（如有變動由總經辦另行通知）。
二、政策目的：做好工作布置和總結，及時糾正工作中出現的錯誤，促進各部門間的配合，加強檢查提高服務質量，建立例會制度，同時通過制定此制度來規范酒店管理層例會順利進行、工作落實。
三、概述：
1．周例會將于每周一14：00舉行。
2．各部門匯報工作情況，以及需提請總經理或需要其他部門協調解決的問題。
