一個跨國公司的銷售部門，有大約100位員工，部門經理秘書王鑫對于有效溝通的力量和必要性深信不疑。因此，他協助經理每天召開部門晨會，讓經理集合部門內各個小組的員工，向員工介紹公司的重大行動及其對本部門可能產生的影響，部署部門當天的工作安排和工作目標，并詢問大家存在的問題。但是，經理發現提出的問題基本上都來自項目高級經理，問題數量少且都沒有什么建設性，而員工們似乎有什么顧慮，總是一聲不吭，晨會并沒有達到預期的效果，這根本不是經理想要的。
王鑫帶著疑問請教了經驗豐富的部門經理秘書宋謙。宋謙問王鑫召開部門晨會的目的是什么。王鑫說是向部門全體員工總結概括一下公司的重大行動，同時促進他們進一步討論，使員工多了解公司動向，降低員工對公司重大變化的不確定性。
宋謙笑了笑說：“這是部門會議的目的，而不是部門晨會的目的。部門晨會應該形式多樣、活潑生動一些，這樣可以激勵員工氣勢，樹立良好的工作信心，彰顯向上的精神面貌。”
王鑫茅塞頓開，從那以后他建議經理，先把部門內部的員工按項目策劃組、營銷小組等分為各個小組，由他協助組長組織晨會，并要求組長控制好時間，召開簡短的晨會，給大家提供相關的活動和重要信息并鼓舞士氣。而部門經理只是輪流參加各個小組的晨會，很快部門晨會就取得了很好的效果。
分析：很顯然，與會員工們一開始并不滿意秘書王鑫組織的晨會，因為他們已經表現出事不關己的態度，原因在于王鑫對于晨會目的的錯誤認識，對于晨會缺乏周密的思考和安排，領導控制的時間太多，其他成員參與過少，會議達不到預期的效果，與會的員工們早就失去了該有的活力和熱情。所以，成功的部門晨會必須明確目的，經過充分的準備，每一個細節都要考慮周全，這樣才能使會議收到效果。
晨會是企業最基層的管理工具，必須由秘書協助最基層的班組長來做，因為他們最了解基層的情況與動向，只要很好地運用晨會這一管理工具，就可以起到事半功倍的成效。因此，員工多的部門晨會不應由部門經理主持，而應由小組長主持，這樣就可以保證每位員工都能參與到晨會的活動、游戲、分享等各項互動節目中來。部門晨會應該形式多樣、活潑生動，多一些激勵員工的話語或者評價，這樣就可以激勵員工氣勢，樹立良好的工作信心，彰顯向上的精神面貌。任務引入
任務背景：為了保證員工工作目標的落實，加強同事之間的相互配合，同時宣導公司的企業文化與經營理念，美顏酒業有限公司總經理希望公司各個部門能夠執行部門晨會制度，從而提高每一位員工的積極性和工作熱情，并提高自身的修養和對企業文化的認識。
任務：總經理秘書林路積極響應公司號召，協助行政部各班組長有效地組織召開晨會，以達到部門晨會的目的。任務分析
部門晨會是現代企業日常（行政管理）工作中不可缺少的一項工作。部門晨會形式活潑、內容豐富，可以很好地激勵員工，渲染積極向上的工作氛圍；晨會還是一個企業的核心價值觀和企業文化的外在表現形式，通過晨會可以有針對性、有目的地去輔導和培養員工的團隊合作意識，在晨會上表彰計劃執行有效、業績突出的員工，不僅可以給大家樹立榜樣，同時也可以鼓舞士氣，加強團隊建設。
作為秘書人員，要輔助所在部門班組長組織和召開晨會，會前要做好部門晨會的流程及內容收集工作，會中協助和注意觀察，會后整理材料和做好晨會報告等各項工作。
一、部門晨會的含義和特點
部門晨會是在每個工作日內，開始正常工作之前部門內部召開的簡短會議。晨會是部門全體員工集合一起、互相問候、交流信息和安排工作的一種管理方式。部門晨會全方位地對每個人、每件事進行清理和控制，以改善員工精神面貌，創建組織學習文化，建立相互檢查、監督的考核機制，聚焦公司品牌文化引導行為，提高核心競爭力，是現代企業日常（行政管理）工作中不可缺少的內容。
部門晨會形式活潑、內容豐富，可以很好地激勵員工，渲染積極向上的工作氛圍。晨會作為企業文化核心內容的一部分，在溝通思想、鼓舞士氣等方面起著重要作用。
部門晨會分為一般晨會和主題晨會。一般晨會內容包括公司口號、美好文化操、故事分享、詩歌文章朗誦、互動游戲、腦筋急轉彎、智力題、理念一句話等。而主題晨會是依據某個主題召開的晨會，如“尊重”主題晨會、“感恩”主題晨會等。晨會開得生動有趣，同樣是一種企業培訓，渲染了企業文化氛圍。
二、部門晨會的作用
（一）鼓舞士氣
激勵員工氣勢，樹立良好的工作信心，彰顯向上的精神面貌。
（二）宣傳公司企業文化
晨會是傳播企業文化的媒介，可以培養企業員工良好的習慣及行為觀念。通過晨會可以對工作教養、工作倫理及工作習慣加以宣傳，不斷的宣傳和改進必然會有所收獲，從而提升整個公司員工的整體素質。
（三）增強組織凝聚力
通過對司歌、司訓、口號的不斷重復，使公司的核心使命、價值觀、愿景目標、行為準則等滲透到每一位員工的靈魂中，增強員工的使命感和責任感，進而增強組織凝聚力；通過輪流主持、相互分享、共同學習，增強每位員工的舞臺感，提升員工的信心，增進彼此的了解，增強團隊的斗志，促進團隊成員的融合，進而增強組織凝聚力。
（四）增強員工活力
通過演講、發言、唱歌、運動等形式，使員工進入積極、高昂的工作狀態，一日之計在于晨；通過交流學習等形式，促進員工提升學習能力、思維能力、表達能力等。
（五）推進工作進展
（1）通過當眾設定目標、每日通告工作進度、員工間業務競賽等形式，增強員工的工作緊迫感，促進工作目標的更快達成。
（2）通過每天的信息動態了解、小知識學習、讀書心得分享等形式，激發員工的學習熱情，不斷提高員工的工作能力及職業素質，間接推動各類工作目標的達成。
（六）提高員工的綜合能力
晨會可以提供教導的園地，利用晨會，可以進行新產品、新方法、新工藝的說明，提高員工的技術水平，同時可以進行品質觀念的灌輸及公司各項政策的宣傳。
（七）實施追蹤與管理
通過晨會可以實施追蹤與管理，可以對產品品質異常進行檢討、分析與矯正，可以對過去工作加以回顧，總結經驗、改正缺點。同時通過晨會，可以進行生產安排、市場反應、上級指令的傳達，從而使員工更清楚地了解整個公司的方針政策、市場運轉情況及自己的工作方向，提升工作效率。
（八）樹立主管威信
晨會可以培養部門主管的權威與形象、風范與氣質，給主管提供良好的鍛煉環境，有利于帶動部門氣氛及提供良好的溝通機制。
三、部門晨會的成功秘訣
晨會看似是小問題，但如果真正發揮其功能，將帶來無窮的好處。當然，晨會如果準備得不好，就達不到它應有的效果。
很多企業的部門晨會不是由班組長主持，而是由經理、總經理主持，這樣就失去了它原有的功效。晨會的內容欠具體、程式化，沒有豐富靈活的形式，就沒有吸引力，進而缺乏說服力。很多部門在晨會之后沒有形成晨會報告單，這樣就會失去晨會的精華。
晨會成功的秘訣有以下幾點：
（一）做好充分準備
事先要精心策劃，從晨會的主題、流程、主持人（確定）、所需時間、主要內容等方面提前謀劃。同時，要確定主題，以探討和解決什么問題為重點，圍繞主題開好晨會。
（二）注意氣氛渲染
到公司后由每天晨會支持者或者公司秘書在會議室播放激情、快樂、積極向上的音樂，開始渲染公司氣氛，直至晨會結束，再停止音樂。晨會是很重要的例會，目的是調動員工的工作情緒，明確當天的工作目標。如果會議結束時，每位員工精神飽滿，清楚當天的工作目標，晨會的目的就達到了。
（三）優秀的主持人
晨會開得如何，主持人起著決定性的因素。首先，主持人必須有熱忱的態度，保持微笑，適時地與員工互動，有讓人快樂的能力：要學會“破冰”，拉近與參與者的距離，讓人覺得是在做有趣的事；語言形象生動、表述清楚；激發參與熱情，適度地贊美；自信感覺好，面對難題表現幽默；有激發他人動機的能力，讓人感覺在享受工作。晨會的主持人事先要有所準備，主持晨會的音量要大、態度要好。晨會氣氛要輕松，要懂得鼓勵員工。懂得對音樂、時間、場面等的掌控。
（四）布置好會場，營造好氛圍
晨會現場進行適當的布置，晨會效果就會更好。現場布置如職場標語、口號、制度、團隊經營成果上墻，桌椅擺放等。標語、口號和成果上墻應大方醒目，耀眼引人，桌椅擺放應有序適當，使會場有好的氣氛。晨會的時間一定要嚴格控制，最好不要超過20分鐘。
（五）晨會六聲
即歌聲、掌聲、笑聲、業績聲、激勵聲、讀書聲。
四、部門晨會需要注意的幾個問題
（1）嚴格按流程進行，但能夠隨機應變；程序要緊湊，節奏要明快。
（2）控制時間，不宜過長，避免分散員工的注意力和影響其他工作。
（3）制定完善有關制度，使員工積極參與，正常出勤，不遲到早退。
（4）讓員工廣泛參與，給每個人提供主持的機會，充分鍛煉和展示自己，避免由部分人唱“獨角戲”。
（5）注重與大家共同的交流（不個別交流），不在晨會上打擊員工，不訓話。
（6）員工參加晨會要有一個良好的狀態，精神抖擻，士氣高昂。
（7）加強追蹤，對前期召開的晨會布置的工作要進行追蹤，對表現好的給予表揚，對未完成的查找原因，制定措施，確保圓滿完成布置的工作。任務實施過程及知識點。
