晨會(huì)要安排一天的工作、生產(chǎn)，要激勵(lì)員工以飽滿的精神狀態(tài)去完成這些工作和生產(chǎn)任務(wù)。只有經(jīng)過(guò)周密思考的精心準(zhǔn)備，晨會(huì)才能達(dá)到預(yù)期的效果，這就要求管理者在晨會(huì)前做好準(zhǔn)備。文秘人員需要協(xié)助管理者組織和策劃晨會(huì)，在部門(mén)晨會(huì)中的作用不可小覷。秘書(shū)要成功地協(xié)助開(kāi)展部門(mén)晨會(huì)，必須要做到會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中觀察和會(huì)后檢查。
（一）確定晨會(huì)主持人
由各部門(mén)根據(jù)部門(mén)員工情況按輪流順序或擇優(yōu)選擇，安排主持人順序。當(dāng)晨會(huì)主持人外出時(shí)，由秘書(shū)協(xié)調(diào)通知下任主持人頂替。
（二）確定晨會(huì)主題和流程
（1）由各部門(mén)根據(jù)本部門(mén)實(shí)際擬定流程，一般由第二日晨會(huì)的主持人與部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員商定第二日晨會(huì)主題，提前確定第二天晨會(huì)的主題及流程，若次日晨會(huì)有公司高管參與，則應(yīng)由該管理人員事先與高管協(xié)商后再確定主題。秘書(shū)則協(xié)助晨會(huì)主持人做好晨會(huì)策劃，確定晨會(huì)流程。
一般部門(mén)晨會(huì)的流程及內(nèi)容如下：
①問(wèn)候。
晨會(huì)間，相互問(wèn)好，拉近管理者與員工的距離。整個(gè)晨會(huì)適宜在以鼓舞為主旋律的氛圍中進(jìn)行。晨會(huì)主持人與員工的問(wèn)候方式也可以是有節(jié)奏的鼓掌，這樣可以讓員工的注意力集中到晨會(huì)上來(lái)。
②晨操。
一般情況下，天氣較好時(shí)在室外，員工站成隊(duì)列做晨操，這樣可以改善精神面貌，以高昂的心態(tài)迎接一天的工作。跳晨操是為了振奮精神，增強(qiáng)自信和員工凝聚力，也是一種企業(yè)文化。它能夠激勵(lì)員工有效率地工作，讓員工有自信心，有上進(jìn)心，積極做好每一天的工作。
③新員工介紹。
每位新員工入職當(dāng)天參與晨會(huì)時(shí)，由主持人引導(dǎo)新員工做自我介紹，新員工需將自己的姓名、入職部門(mén)、崗位等情況告知大家，以便后期工作上的交流與協(xié)作。
④互動(dòng)分享。
晨會(huì)中的互動(dòng)分享可以讓別人感覺(jué)到自己的感受，或者向別人述說(shuō)自己的感受，這樣有利于增進(jìn)員工之間的感情，增進(jìn)團(tuán)隊(duì)默契。經(jīng)驗(yàn)分享可以讓同事學(xué)習(xí)到身邊人成功的經(jīng)驗(yàn)，讓獲得贊賞的員工感受到公司對(duì)他的重視。通過(guò)有趣的晨會(huì)，使每位員工都能有的放矢，說(shuō)得輕松，體驗(yàn)到主人公的角色，達(dá)到晨會(huì)的效果。
晨會(huì)互動(dòng)分享可選項(xiàng)目：行業(yè)新聞分享、財(cái)經(jīng)熱點(diǎn)聚焦、員工風(fēng)采展示、員工經(jīng)驗(yàn)分享、讀書(shū)心得分享、每日一句學(xué)習(xí)及討論、每日一則（小故事）及討論、員工內(nèi)部發(fā)生的感動(dòng)故事、表?yè)P(yáng)與鞭策、歷史上的今天、生日祝福、互動(dòng)小游戲等。
⑤通知或工作安排。
主持人可以在晨會(huì)時(shí)安排當(dāng)天各位員工需要完成的工作，讓他們清楚自己每天應(yīng)該做什么、怎么做、正確的標(biāo)準(zhǔn)是什么等，這諸多問(wèn)題都需要在晨會(huì)上做明確說(shuō)明。此外，管理者還有必要在晨會(huì)上再做重點(diǎn)事項(xiàng)提醒，涉及安全防范、客訴履歷、產(chǎn)品生產(chǎn)特殊技巧、自身的經(jīng)驗(yàn)傳承等，如此可起到事半功倍之效。
⑥溫馨提示。
播報(bào)當(dāng)天的天氣情況或者當(dāng)?shù)氐慕煌ㄇ闆r等。
⑦士氣展示。
喊出公司的口號(hào)，這樣可以提升員工的精神面貌，以高昂的士氣面對(duì)一天的工作。
⑧結(jié)束晨會(huì)。
管理者根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、工作安排表設(shè)定當(dāng)天的目標(biāo)后，可以用問(wèn)答的方式作為晨會(huì)的結(jié)束，諸如：“有沒(méi)有信心完成任務(wù)？”員工則飽含激情地響應(yīng)：“有！”良好的開(kāi)端是成功的一半，如此總動(dòng)員式的晨會(huì)，使人仿佛看到?jīng)_鋒號(hào)已經(jīng)吹響，勝利就在眼前。
（2）由主持人去搜集資料，策劃主持內(nèi)容，收集相關(guān)信息，準(zhǔn)備第二日晨會(huì)上的行業(yè)笑話或趣事、公司新聞、行業(yè)新聞、歷史上的今天等內(nèi)容。一般文秘人員要協(xié)助主持人收集相關(guān)資料或信息，組織晨會(huì)內(nèi)容，以保證晨會(huì)的質(zhì)量和效果。
（三）確定晨會(huì)進(jìn)行方式
一般晨會(huì)方式有室內(nèi)就座會(huì)議、室內(nèi)隊(duì)列式會(huì)議、室外隊(duì)列式會(huì)議等，這要根據(jù)已確定的晨會(huì)主題進(jìn)行選擇。秘書(shū)要協(xié)助整理隊(duì)伍，原則上站成一排，或男員工一排，女員工一排，整齊劃一。
（四）確定晨會(huì)場(chǎng)地、時(shí)間
（1）晨會(huì)現(xiàn)場(chǎng)是人員點(diǎn)到、活動(dòng)發(fā)表、工作指導(dǎo)、生產(chǎn)總結(jié)、喚起注意、培訓(xùn)教育、信息交流的場(chǎng)所，一些部門(mén)經(jīng)常選擇室外開(kāi)闊的空地作為晨會(huì)進(jìn)行的場(chǎng)地。
秘書(shū)要根據(jù)晨會(huì)確定的主題和流程以及公司的實(shí)際情況，選擇適合的晨會(huì)場(chǎng)所，確定是室內(nèi)會(huì)議室，還是室外的空地。
（2）每次部門(mén)晨會(huì)時(shí)間控制在20分鐘以內(nèi)，晨會(huì)時(shí)間一般安排在每天早晨上班后不久，如果公司上班時(shí)間是8：30，那么每天8：35就是規(guī)定員工集合的時(shí)間。時(shí)間一旦定下來(lái)，就不要輕易改變，最好定期、定時(shí)舉行。
（五）布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備所需的設(shè)備及物品
（1）布置好會(huì)場(chǎng)，可以營(yíng)造好的氛圍。如職場(chǎng)標(biāo)語(yǔ)、口號(hào)、制度、團(tuán)隊(duì)經(jīng)營(yíng)成果上墻，桌椅擺放等，標(biāo)語(yǔ)、口號(hào)和成果上墻應(yīng)大方醒目，耀眼引人，桌椅擺放應(yīng)適當(dāng)有序，使會(huì)場(chǎng)有好的氣氛。
（2）一般部門(mén)晨會(huì)所需的設(shè)備是電腦、音響和麥克風(fēng)，用來(lái)播放伴奏音樂(lè)及體操音樂(lè)。晨會(huì)需要提供的材料有考勤表、筆、哨子、新聞素材、當(dāng)日天氣情況、主持人輪班名單、晨會(huì)流程表等。
（六）發(fā)布晨會(huì)通知
晨會(huì)召開(kāi)前一天下班前秘書(shū)將晨會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、流程通知到部門(mén)的每一位員工。
