某電器有限公司的李總注意到在剛剛過去的一個月中，廣告的投放量、廣告質量和銷售量都明顯下降了，營銷費用卻沒有減少，于是召集副總經理和部門經理開會討論，希望能從中找到根本原因。然而會議開始后，生產部門的黃經理提出銷售量的減少是因為銷售渠道有問題，但市場銷售部的李經理反駁說現在的銷售渠道沒有問題，有問題的是產品本身。于是與會者分為兩派，在會議上激烈地爭論起來。李總自己覺得似乎是產品有問題，但是會議已經失去了控制，最后會議毫無結果。
提問：
（1）為什么這次經理例會會失去控制，最終毫無結果？
（2）李總應如何組織一次經理例會？
分析：經理例會在召開之前，要明確會議的原因和目標，雖然大的原因是銷售量的減少，但與其聯系的目的是找到廣告情況、銷售費用與銷售量升降之間的可能關系。銷售渠道或產品問題不應成為會議的目的，更不應成為會議的主題。黃經理對會議原因和目的的不明確導致了會議最后的失控。任務引入
任務背景：3月初，美顏酒業有限公司將例行召開一次部門經理會議。此次例會由公司總經理主持，會上將討論由各部門負責人提交上來的有關公司生產經營管理方面的議題。
林路作為美顏酒業有限公司行政秘書，需要做好此次經理例會的組織工作。
任務1：進行經理例會的準備工作。
任務2：做好經理例會的會中工作。
任務3：經理例會結束時，做好會后的工作。任務分析
經理例會是公司經理們研究經營管理中重大事項的會議，也是公司內部決策層召開的會議。會議規模一般不大，少則幾個人，多也不過十來人。時間不長，一般開半天，所以準備工作不是很復雜。經理例會包括會前的準備工作、會中工作、會后工作。在會議前，我們必須了解例會時間的選擇、收集議題、會議室的確定、通知與會人員、準備資料等相關知識；會議開始時，秘書要提前到達，做好會議室的準備工作，會中要做好會議記錄；例會結束后，秘書人員要及時清理會議室，撰寫會議紀要以及檢查、督促會議決定的貫徹情況。
一、經理例會的含義
例會是依據約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議。經理例會是指由本企業的經理們參加，研究經營管理中重大事項的辦公會議，主要落實董事會議已確定的企業目標和方針，并通過具體的經營管理活動體現出來，經理會議受董事會的控制，在不違背董事會所確定的目標和原則的前提下，有權決定和處理企業管理經營活動中所遇到的一切問題。這類會議是例行的，通常每月一次或每周一次，與會者和會議地點都相對固定。
經理會議的成員由總經理、副總經理、總經理助理、董事會秘書、部門經理和辦公室主任組成。在總經理認為有必要的情況下，可以要求部門經理以下級別人員參加，聽取他們的意見。部門經理不得無故缺席經理例會，由于特殊原因無法參加時，必須由部門經理提前指定熟悉本部門事務的代表人員參加，指定人員必須上報管理部門備案。
會議一般由總經理召集并主持召開，總經理因故不能出席，可指定代理者，由其代理者召集并主持會議。其他會議成員可以通過書面或口頭的形式，說明理由，申請并獲取會議召集和主持權。在這種情況下，召集和主持權獲得者，必須盡早召集會議。
二、經理例會的內容
會議內容有以下幾點：
（1）對上周或者上個月的工作進行總結，介紹工作的完成情況及進度。
（2）本周工作中存在的問題、問題分析及改善措施（要求每人必須提出至少兩個）。
（3）所屬工作有進展難度時，提出幫助請求，并集體討論解決。
（4）其他臨時性工作的完成情況說明。
（5）本周或本月工作部署及安排。
（6）協調各部門工作進度，使各項生產、經營活動按照預期目標有序進行。
（7）年度、月度工作目標的工作進度匯報。
（8）對涉及部門較多、對公司整體有較大影響的問題集體探討。
三、經理例會的作用
經理例會可以實現有效管理，促進公司上下的溝通與合作。具體來說，經理例會主要有以下幾個作用：
（1）對完成有困難的工作集體協商，并尋找解決辦法，不能達成共識時，上報總經理辦公會請總經理裁決。
（2）可以集思廣益，提出改進性的工作方案，對涉及部門較多、對公司整體有較大影響的問題集體探討。
（3）可以提高公司各部門執行工作目標的效率，追蹤并改進日常管理工作，追蹤各部門工作進度。
（4）可以協調各部門的工作方法、工作進度、人員及設備的調配，使各項經營活動按照預期目標有序進行。
（5）對工作中出現的問題及時跟蹤改進，對工作中的失誤找出原因并及時改正、總結。
（6）探討公司經營活動的最佳方案，并對各階段經營業績及時總結，以實現整體經營目標。
四、經理例會時間的選擇
部門經理會議分兩種，一是例會，二是臨時會議。例會在一個固定時間內召開，如果例會日適逢節假日，或遇不測事件不能如期召開，則改定在適宜的日子召開。臨時會議由總經理認為必要的時候召開。
經理例會時間的確定非常重要，因為例會的時間一旦確定下來，通常情況下都會長期不變地執行下去。所以，一旦會議時間安排不合理，對會議的不良影響將會持續很長的一段時間。秘書一定要為總經理選擇正確的時間召開經理例會。一般來說，選擇例會時間有如下規則：
（1）周二至周四是安排例會最合適的時間。周一和周五不適合安排例會，這是由于周一剛結束上周的假日，周五緊貼本周的假日，與會者很容易受假日活動的影響，不容易集中精力。
（2）上午8：00—11：00或下午2：00—4：00是安排例會比較合適的時間段。這些時間段里人的精神狀態最好，也容易提高注意力，會議的效率也最高。而午飯后的時間是公認的任何人都容易懈怠的時間段，這個時間段開會效率最低，不適合安排例會。
在實際工作中，大部分公司都把例會安排在星期二上午進行。
