在與經理例會有關的會務工作當中，秘書人員應忠實履行職責，努力做到有條不紊、萬無一失。首先要按照會議主持人就本次例會內容的授意為會議準備有關的文件、資料和報表等，并就有關情況和數字做出最后的核實，以保證其準確無誤。如需打印、復印時，需按照主持人的要求一一實施。
（一）收集議題
經理例會其最主要的內容是準備會議的議題，其意義在于提高例會的效率，以免出現議而不決的情況。因此，秘書應事先對議題進行收集。
1．發放議題表
例會召開的前三天，秘書應將空白的議題表（見表1-5）發給部門經理們，給各經理一個準備議題的緩沖時間。空白議題表應該一事一表。一張表上只填一個議題，這樣便于秘書篩選議題。如果有部門經理在外出差，也應該通過電子郵件或者電話與其聯系，由秘書替他填寫。不能因為經理不在就不收集他的議題。
篩選議題是為了讓例會在有限的時間內討論最需要討論的問題，確保會議的效率和質量。
例會召開的前一天，秘書應根據議題篩選原則將收上來的議題表進行篩選。一般來說，可以進入經理例會的議題主要有以下六點：
（1）方針與計劃的制訂。
①經營上重要的方針與計劃。
②經營計劃與經營方針的實施方案要點和對策。
③總經理認為有必要審議的其他事項。
（2）機構與制度事項。
①業務組織機構與業務規定、規程的制定、修改與廢除。
②與子公司的業務關系、財務關系和人事關系的決策事項。
③各部門在業務上重要的報告、請示與聯絡事項。
④總經理認為有必要審議的其他事項。
（3）財務事項。
①10萬元以上固定資產（無形資產）的獲取、處理、租賃、借貸以及重要的改造事項。
②金額在100萬元以上的長期資金（兩年以上）的借入以及債務保證事項。
③金額在30萬元以上的短期資金借入以及債務保證事項。
④對一方進行20萬元以上的投資事項。
⑤對一方進行20萬元以上的貸款事項。
⑥融資與集資事項。
⑦重要的對外擔保事項。
⑧美元1萬、日元100萬的外幣買賣事項。
⑨不良債權的處置事項。
（4）項目經營事項。
①重要的項目經營機會與風險事項。
②項目決策事項。
③項目的實施與監控事項。
④大宗交易事項；價值30萬元以上的索賠事項。
⑤重要交易關系的建立與解除事項。
⑥銷售渠道的選擇事項。
⑦銷售策略的選擇事項。
⑧價格的決定、修改事項。
⑨總經理認為有必要審議的其他事項。
（5）辦公事務事項。
(1)重要的人事任免、調動和賞罰事項。
(2)干部職工的晉升、提薪、獎金、津貼以及考核評價事項。
(3)人事招聘、錄用事項。
(4)專家顧問的外聘事項。
(5)金額10萬元以上的賠償事項。
(6)金額5萬元以上的辦公事務開支事項。
(7)金額5萬元以上的聘金、會費、交際費開支事項。
(8)金額3萬元以上的招待接待費、差旅費開支事項。
(9)重要的涉外、公關事項。
(10)契約與訴訟事項。
(11)總經理認為有必要審議的其他事項。
（6）本規定以外的事項，除總經理認為有必要提交部門經理審議，決策權限歸總經理所有。
篩選議題時間不宜太長，一般是半天或者一天，所以準備工作并不會太復雜。其最主要的內容是準備會議的議題。
一次會議議題不能過多或過少，一般以安排一至二個重要議題和一兩個小議題為宜。
篩選議題最后的決定權在例會的主持人。當秘書將議題篩選完畢后，應交由上司簽署意見，再將議題表退還給填寫人。
3．議題排序
秘書將篩選出來的進入例會討論的議題按重要程度予以排序，然后交由例會主持人簽字。
（二）準備會議室
1．檢查會議室準備情況
例會的會議室是相對固定的。一般選擇在公司比較靠里面、設備也比較齊全的小型會議室。在開例會的前一天下午秘書要檢查會議室的情況，如室內清潔、調溫設備、茶具、飲水機等，具體工作如下：
（1）檢查室內的光線、室溫、通風和衛生情況，以使與會者在此開會時有個舒服的環境。
（2）檢查為與會者所準備的必要的文具用品是否齊備并擺放得當，如鉛筆、便箋、記錄本等。
（3）檢查會議所需使用的一些視聽設備（如錄音、幻燈、攝影器材等）的擺放位置是否得當，調試好各項要使用的設備，檢查電子文件拷貝是否已準備充分、完好，電源是否可隨時接通，如有不妥，應通知有關人員迅速解決。
（4）檢查為與會人員提供的飲料和用具是否已準備好，并對是否符合衛生要求予以最后確認。
（5）對提供現場服務的服務人員進行必要的叮囑，如傳呼電話的方式和杜絕外來人員打擾等。
由于經理例會屬于內部例行會議，會議的時間、地點、參加人員和秘書人員在其中所應承擔的工作都相對固定并形成慣例。
2．例會會議室的座位安排
例會會議室的座位安排一般情況下都是以經理們自己的習慣位置就座，秘書可不做刻意安排。但是會議室的布置卻需要秘書動心思。下圖是一個公司用于例會的會議室參考圖樣：
（三）通知與會人員
一般來說，經理例會的時間和人員都是相對固定的，但是秘書不能因為時間和人員都固定就省去通知這一環節。因為部門經理平時事務多，
可能會忘記例會時間；另外經理例會常常要請一些職能部門的人員來參加，這些人的到會也需要秘書通知。
例會發送會議通知的方法：
（1）口頭通知。口頭通知即當面或電話通知。
（2）書面通知。書面通知即書面印制的通知或板報、網絡上發布的通知。
經理例會一般采用書面通知和口頭通知相結合的方式。秘書應提前一天將會議通知、會議議題及有關材料送達參加會議成員。
秘書還需要通過電話向承擔經理例會具體事務的辦事人員及服務人員詢問有關會議準備工作進行的情況，并設法與被通知出席會議的人員取得聯系，對其能否按時參加會議予以確認。對不能參加或不能按時參加會議的人員的有關情況，應及時向會議主持人報告，并就其原因予以說明。如能夠參加會議者尚不夠法定人數，會議可適當改期，這樣不至于臨時因人數不夠，而延誤了對一些特別重要的問題的表決。
（四）準備會議需要的文件資料和物品
1．文件資料準備
例會討論議題時，通常要用到一些文件資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等），秘書要在確定議題之后將需要的文件資料準備好。
2．例會物品準備
（1）必備的會議用品。
一般情況下，經理例會需要準備的物品相對簡單，有以下幾種：
①文具用品。如紙、筆、記錄本等。
②桌椅。
③茶具。如暖水瓶、保溫桶、水杯、茶、飲料等。
④擴音設備、照明設備、通風及空調設備等。
（2）會議的特殊用品。
根據不同議題需求，經理例會有時也需要補充一些特殊的會議用品。例如，有選舉議題時需要準備好投票箱、選票或者是電子投票設備等物品；表彰議題需要準備好獎品或證書；匯報或咨詢性議題應準備好幻燈機、投影儀、攝像機等設備。
